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Kanban: entenda o que é essa ferramenta e como aplicar

Cada vez mais a competitividade entre as empresas evidencia a necessidade de investir em tecnologias e métodos para atingir uma melhor produtividade. Por isso, o método Kanban é uma excelente ferramenta para de forma didática priorizar tarefas.

A partir de técnicas de gestão e digital services as empresas podem ter um controle completo sobre todas as etapas do processo. Assim, proporciona um desempenho mais assertivo e otimizado, reduzindo erros, gastos desnecessários e mão de obra.

Pensando nisso, preparamos o conteúdo a seguir com tudo o que você precisa saber sobre Kanban. Conheça como surgiu, o que é, os principais tipos, benefícios e como implementar o sistema na sua empresa.

Afinal, o que é Kanban?

Geralmente é visto como uma vertente da metodologia ágil, por ter a função de otimizar processos, o Kanban é um sistema visual de gestão de produção. Desse modo, de maneira simples e direta, ajuda a priorizar cada tarefa.

Para isso, ele se baseia em um sistema visual na divisão das tarefas por colunas e status. Para isso, se utilizam cartões, muitas vezes coloridos, os post-it para a rápida identificação. 

Por isso, o sistema Kanban é muito útil para aqueles profissionais que têm o hábito da procrastinação ou baixar a produtividade ao longo do dia. Assim, é possível determinar quantas e quais tarefas devem ser feitas em um espaço de tempo pré-definido.

Como surgiu o Kanban

Entender sobre o como surgiu o Kanban é importante para conhecer o significado da palavra. De origem japonesa, kanban tem o significado de cartão. Assim, o método foi feito pelo japonês Taiichi Ohno, em 1940 na fábrica da Toyota.

O que antes significava apenas um cartão sinalizando a finalização de uma etapa, passou a auxiliar o fluxo de trabalho. Assim, criou-se a divisão do trabalho por tarefas a fazer, em andamento e finalizadas.

Kanban de producao

3 tipos de Kanban

De modo geral, esse é um sistema muito simples mas extremamente funcional e versátil. Dessa forma, é possível encontrar o estilo ideal para diferentes tipos de empresas, sejam elas focadas em fabricação ou para o fluxo de trabalho de tarefas.

Kanban de produção

No modelo Kanban de produção, os cartões têm suas divisões em três etapas: to do, doing e done, ou seja, a fazer, fazendo e feito. Além disso, os cartões devem ter ao menos duas informações: a atividade a ser feita e o prazo de entrega. 

Outro ponto importante é que geralmente as colunas possuem cores diferentes e a medida que as etapas forem concluídas, os cartões são reposicionados na coluna seguinte.

Kanban de movimentação

Já o Kanban de movimentação se baseia no controle de entrada e saída de produtos. Desse modo, se utiliza bastante para controle de estoque e organização da demanda, tanto para o insumo de produção quanto para o transporte e recebimento de mercadorias.

Para isso, os cartões do Kanban passam a ter dados sobre cada produto, como número de identificação, lote, quantidade e outras informações corretas para cada empresa.

E-Kanban

Como o nome já diz, o e-Kanban é a versão virtual deste método. Para isso, é possível utilizar planilhas e aplicativos certeiros. Dessa forma é um sistema capaz de fornecer uma visão geral para todos os colaboradores.

Assim, garantir um acesso e controle remoto sobre o status de cada etapa da empresa, seja fabricação de produtos ou elaboração de um projeto. Ou seja, é a presença da tecnologia aperfeiçoando um dos métodos mais conhecidos do mundo.

kanban

Benefícios de implementação do Kanban

Certamente um dos principais benefícios desse método é a melhor organização das tarefas dentro de uma empresa ou no trabalho individual, certo? Com isso, tem o foco na otimização da produtividade, garantindo um crescimento do negócio.

Desse modo, garantir que a qualidade e a quantidade sejam similares a todo fim de ciclo. Além disso, com o Kanban é possível desenvolver uma melhor capacidade de priorização de tarefas, facilitando a comunicação e as tomadas de decisões.

Diante disso, o Kanban é essencial para a otimização de tempo e custos, auxiliando na execução prática e assertiva. Logo, ajuda no controle do uso correto dos recursos, no cumprimento de prazos e controle de qualidade.

Como colocar o Kanban em prática?

Agora que você já sabe tudo sobre o método, confira 4 passos essenciais para implementar no seu negócio. 

1- Elabore um planejamento e objetivos

O primeiro passo para o desenvolvimento do Kanban é ter um conhecimento claro sobre os objetivos a serem alcançados. Ou seja, uma análise sobre os processos que vão utilizar o método Kanban, assim como o quadro e cores de cada tarefa.

2- Criação das tarefas

Com as metas feitas, a segunda etapa de implementação do Kanban é o desenvolvimento das tarefas essenciais para a execução. Para isso, comece a traçar as prioridades e os recursos necessários para cada atividade ou colaborador.

3- Construa o Kanban e apresente a equipe

Com tudo definido, chegou o momento de colocar o Kanban em prática. Assim, você pode colocar as informações em quadro físico ou escolher o melhor e-Kanban. A partir disso, apresente o sistema aos colaboradores.

Independente se você for utilizar post-its ou ambientes virtuais é fundamental que os colaboradores entendam o processo. Com isso, poderão utilizar as ferramentas com melhor desenvoltura e menor tempo de adaptação.

4- Feedback e melhorias constantes

Assim como qualquer outro sistema de gestão é muito importante que se estabeleça uma boa interação entre o sistema e os colaboradores. Logo, é muito importante manter um canal de comunicação aberto a feedbacks e melhorias.

Além disso, é fundamental uma análise frequente do desempenho do sistema, encontrando possíveis erros e espaços para alterações. 

Conclusão

Com todas as informações apresentadas no texto é possível entender o que é e a importância desse método. A partir disso, compreender a funcionalidade do sistema para a organização do fluxo de produção em diferentes segmentos. 

Para isso, o Kanban utiliza basicamente o desenvolvimento de colunas para a apresentação de uma lista de prioridades e status de cada tarefa. Além disso, é possível optar por 3 tipos diferentes de sistema, o de movimentação, produção e o e-Kanban. 

Agora que você já sabe os principais passos de implementação e as vantagens do Kanban, coloque o sistema em prática e melhore sua produtividade e resultados.

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