As atividades de uma empresa não se limitam ao ambiente interno. A existência das viagens corporativas, por exemplo, viabiliza muitas vantagens e amplia oportunidades de atuação.
Comparecer a eventos profissionais, fazer contato com colegas de setor, participar de cursos e capacitações… Organizar viagens abre muitas portas – e, por isso, precisa que seus processos sejam muito bem pensados.
Ou seja, os responsáveis devem se preocupar com uma série de fatores a fim de que a viagem transcorra da melhor forma possível e traga benesses para a empresa.
Acompanhe este material para entender tudo o que precisa ser definido no momento de organizar uma viagem corporativa!
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O que é uma viagem corporativa?
Mesmo em um mundo em que se vende aluguel de guindaste preço online, levar os colaboradores para mais perto da clientela e dos fornecedores continua sendo importante.
Para realizar isso, é necessário ter a noção de que cabe à empresa bancar todo o deslocamento, alimentação e hospedagem dos participantes.
Não se trata de despesas, mas investimentos em prol da imagem da marca diante do mercado em algum evento.
Suponha que vai haver um simpósio sobre contabilidade para condomínio. Muitas organizações estarão presentes e será uma ótima oportunidade para fazer networking, apresentar novas metodologias e maximizar a capacitação da sua equipe.
Logo, uma viagem corporativa vai ser mais do que necessária!
É nesse contexto que o deslocamento das equipes para fora da empresa vale muito a pena – tomando as devidas precauções, é claro.
Como organizar uma viagem corporativa?
Tem dúvidas sobre por onde começar a alinhar a viagem da sua empresa? Nós apontamos os assuntos mais importantes abaixo!
Viabilidade e motivação
A primeira questão que deve ser avaliada é a questão da viabilidade: a viagem é realmente necessária? O objetivo da viagem compensa os investimentos realizados? Os mesmos resultados não podem ser alcançados por outros meios?
Se a empresa de limpeza tem certeza de que a jornada é realmente necessária, inicia-se a fase de pesquisa sobre:
- Fornecedores;
- Preços;
- Hospedagem;
- Meios de transporte.
Deve-se focar em estratégias para garantir um bom atendimento ao viajante, além de também se preocupar com a economia.
Política de viagens
Não há nada melhor do que ter um procedimento de viagem bem definido para a empresa de projetos de arquitetura evitar o inesperado.
Trata-se de um conjunto de regras que ajudam a melhorar a organização e o controle das viagens de negócios em geral.
A capacidade de individualizar a responsabilidade do passageiro, fazê-lo entender o que a marca oferece, controlar os custos da empresa e melhorar a qualidade dos serviços é crucial.
Além disso, ao se padronizar esses processos, a probabilidade de sucesso da excursão é muito maior.
Logística
O entendimento da logística e dos custos relacionados, como alimentação, passagem e hospedagem também é importante e deve ser mencionado na política de viagens da empresa.
Para que tudo ocorra conforme o planejado, é importante lembrar que, além das reuniões sobre elevadores thyssen, há também o tempo de deslocamento entre os locais.
Se houver vários compromissos durante uma viagem, o ideal é prolongar a estadia do viajante para que ele possa lidar com todos eles sem riscos inesperados e com a atenção necessária.
Passagens
As passagens são um dos produtos mais caros na hora de viajar, por isso você deve ter cuidado ao comprá-las.
Quanto mais cedo forem adquiridas, melhor. Vale a pena pesquisar bastante e até calcular datas mais extensas – muitas vezes faz mais sentido estender a viagem em um dia para tornar o pacote mais acessível, mesmo que seja apenas para uma noite a mais.
Você também deve estar atento para que os voos estejam dentro do cronograma.
As passagens com mais paradas são mais baratas, mas isso pode ser muito estressante para o viajante especializado em divisórias para ambientes internos, por isso o ideal é tentar equilibrar o processo.
Despesas da viagem
Outro tipo de atividade que garante um processo perfeito é ter o relatório de despesas de viagem à disposição.
O funcionário deve enviar comprovantes de despesas e categorizar para que os responsáveis ??possam conferir seus relatórios em tempo real.
Ao planejar viagens, é importante considerar áreas de desenvolvimento e investir em atividades que garantam que os funcionários dediquem seu tempo ao cliente de inspeção veicular campinas, não exclusivamente a reuniões ou deveres.
Tendências para viagens corporativas em 2023
Depois da normalização da pandemia de COVID-19 as pessoas voltaram a viajar normalmente: seja para férias, finais de semana ou para fins profissionais.
De todo modo, é importante se informar a respeito das tendências que vêm marcando as viagens a partir de 2022 e 2023.
Leia os tópicos abaixo e as conheça!
Seguro viagem
Você já pensou na importância de um bom seguro viagem para o time de construção de piscina de alvenaria? Em meio a tantas preocupações cotidianas, esse problema pode passar despercebido.
Mas agora vamos falar do maior patrimônio de qualquer empresa: seus funcionários.
É muito importante fazer um seguro viagem para que não haja problemas durante os eventos de negócios, preservando os colaboradores e reduzindo diversas burocracias frente a imprevistos.
Isso porque o seguro viagem é um item que protege o viajante em diversas situações, como perda de bagagem, cancelamento ou atraso de voo, assistência médica ou jurídica, dentre outros.
Conforto
Por se tratar de um período de estadia muito ocupado, o mais importante é se concentrar no trabalho. Por outro lado, viagens desconfortáveis também atrapalham o desempenho da equipe.
É por isso que muitas empresas enfatizam cada vez mais a qualidade da viagem: a importância de um bom sono, deslocamento entre o hotel e o local de trabalho e a qualidade da alimentação, e por vezes até janelas nos compromissos para conhecer o local visitado.
Além de evitar maior desgaste dos colaboradores durante a viagem, esses serviços tornam a temporada mais divertida e agradável, aumentando o entusiasmo e o comprometimento da equipe.
Por isso, uma dica para garantir uma estadia de qualidade é investir em boas acomodações que ofereçam conforto e comodidade para todo o time.
Gestão de riscos
A gestão de riscos vem mudando ao longo do tempo. Além da pandemia, novos temas estão sendo considerados e devem estar no radar dos supervisores.
Alguns exemplos incluem desastres naturais, terrorismo e ataques cibernéticos.
Para gerenciar essas novas ameaças, devem ser tomadas medidas de apoio à empresa e ao funcionário.
Desastres naturais nem sempre são previsíveis, e atos de terrorismo são ainda menos. No entanto, algumas decisões podem ser tomadas para minimizar o impacto.
Em caso de desastres naturais, é possível preparar um plano ou rota de fuga e definir um local seguro para abrigo – bem como contar com um seguro viagem mais complexo. Ficar atento aos alertas da cidade, se houverem, também é fundamental.
Em termos de terrorismo, faz sentido criar uma maneira de treinar os viajantes para evitar certos lugares e eventos, bem como práticas de ações a serem tomadas em diferentes situações e culturas.
Uso de tecnologias
Os aplicativos fornecidos por agências especializadas fazem todo o trabalho duro na hora de aceitar pagamentos e reembolsos ou evitar fraudes.
Eles cuidam de problemas de gerenciamento de qualidade de dados de consumo e facilitam o gerenciamento de viagens de negócios.
Esqueça notas fiscais e documentos em papel. Por meio de um app especializado, sua equipe pode armazenar faturas na nuvem para serem apresentadas ao final da viagem, durante o processo de reembolso.
Essas ferramentas também enviam mensagens aos responsáveis quando solicitados pelo viajante.
O objetivo de tudo isso é evitar violações das regras de viagem e garantir economia de custos.
Bleisure
Bleisure é um termo estrangeiro que denomina uma viagem de negócios que se transforma em viagem de lazer, ou vice-versa.
Nesse caso, durante a viagem, o funcionário pode cumprir seus deveres e aproveitar a cidade em seu tempo livre. Também pode haver uma estadia mais longa, que deve ser acordada com antecedência.
Com a oportunidade de permanecer mais dias em um local para o qual viajou, o trabalhador cria uma nova relação com o espaço, tempo e até no relacionamento com a empresa.
Seja uma cidade do interior ou outro país, a viagem mista permite que o funcionário aproveite mais o local e as oportunidades.
Um funcionário satisfeito tem maior motivação para o trabalho. Consequentemente, os funcionários que viajam farão tudo o que puderem para fazer essas viagens proveitosas, de modo a realizarem novamente.
A retomada das viagens corporativas
Desde o início de 2022, o afrouxamento das restrições sanitárias e o relativo controle da pandemia tornou possível a retomada dos eventos presenciais.
Nesse contexto, as viagens também voltaram a ser realizadas. Mesmo que as ferramentas de comunicação online (WhatsApp, Google Meet, Zoom e derivados) tenham encurtado distâncias, nada substitui a experiência presencial em diversos modelos de eventos e tratativas.
Dessa forma, as informações disponibilizadas neste texto serão de grande auxílio para você, gestor, que está elaborando a reestruturação do seu negócio.
Ou para o colaborador que ainda está inseguro quanto ao assunto, mas não vê a hora de voltar à estrada.
Conclusão
A vida profissional é feita das relações e experiências que travamos no dia a dia e em eventos. Assim, o comparecimento a congressos, eventos, simpósios e seminários ocorre com cada vez mais frequência e é de suma importância para se destacar no mercado.
Por isso, a organização é fundamental e fica muito mais clara quando se tem noção completa do que é preciso fazer nesses momentos e quais cuidados são necessários para ter um melhor proveito dessa oportunidade de expansão e relacionamento.
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